KLUBPLAN FOR SPORTSRIDEKLUBBEN SILKEBORG
Formålet med denne klubplan er at synliggøre bestyrelsens og udvalgenes arbejde overfor klubbens medlemmer og andre interessenter. Den skal fungere som et redskab for bestyrelsen og udvalgene til at arbejde systematisk og struktureret med de mål og indsatser, som klubbens bestyrelse mener er vigtige for at SPS kan opfylde medlemmernes ønsker og krav.
VÆRDIER FOR SPS
SPS er en hyggelig, lærerig rideklub og et rart sted at være, dette viser sig ved:
- at vi har veludannede trænere til både spring og dressur
- at kreativitet og humor præger hverdagen
- at vi værdsætter forskellighed
- at vi sætter sikkerheden i stalden og på ridebanen meget højt
- at vi er en rideskole med god sportsånd og oplevelser for alle
- at vi er interesseret i at introducere og indsluse nye ryttere i klubben
- at medlemmerne og personale er åbne og viser respekt for hinanden
BESTYRELSEN
Sportsrideklubben Silkeborg er organiseret som følger:
- Formand
- Næstformand
- Kasserer
- Sekretær
- Medlem
- Suppleant
- Suppleant
Den samlede bestyrelse holder møde hver / hver anden måned.
Den overordnede ledelse af SPS tegnes af forretningsudvalget, der skal bestå af formanden, kasserer og ejer af SPS. Næstformanden er også velkommen, hvis næstformanden ønsker det.
Bestyrelsens opgaver og ansvarsområder beskrives her:
- Formand
- Den overordnede ledelse af bestyrelsen
- Medlem af forretningsudvalget
- Ansvarlig for bestyrelsesmøder
-
Indkaldelse til bestyrelsesmøder
-
Udarbejdelse af dagsorden + referat af bestyrelsesmøderne
-
Mødeleder ved bestyrelsesmøder
-
Ansvarlig for indkaldelse til og ledelse af Generalforsamlingen
-
Kontakt til det offentlige
-
Kontakt til Dansk Ride Forbund (DRF)
-
Distriktsrådsrepræsentant
-
Kontakt til pressen
-
Modtager SPS post fra DRF og kommunikerer ud til resten af bestyrelsen
-
Bestyrelsens kontaktperson til det/de udvalg formanden er i
-
Næstformand
-
-
Sekretær
-
-
Der skal være et bestyrelsesmedlem i alle udvalg, som referere om status og igangværende opgaver i de respektive udvalg på bestyrelsesmøderne. Nye tiltag i udvalgene skal som udgangspunkt godkendes i bestyrelsen inden de må implementeres.
Det enkelte udvalg skal aflægge regnskab til kasserern for hvert arrangement, som fremlægges i forretningsudvalget. Et bestyrelsesmøde kunne være et fint forrum til det, så hele bestyrelsen orienteres herom. Som udgangspunkt forventes det, at alle arrangementer løber rundt.
Som udgangspunkt har det enkelte udvalg ingen økonomiske beføjelser og alle mindre udgifter (op til kr. 1.000,-) skal derfor godkendes af kasserern. Udgifter større end dette skal godkendes af forretningsudvalget.
Udvalgene skal så vidt muligt afvikle arrangementer i henhold til årskalenderen
Udvalg
Forretningsudvalg
Består af formand, kasserer og ejer af SPS - samt evt. næstformanden
Ansvars- og arbejdsområder:
- Forretningsudvikling
- Markedsføring
- Kommunikation (medier)
- Kontakt til pressen
- MJA (aktiviteter / stævner)
- Socialte medier
- Facebook
- Instragram
- Opslag / Plakater
- Kontakt til det offentlige
- Kontakt til DRF
- Deltagelse i repræsentantskabsmødet
- Årsregnskab
- Årsberetning til generalforsamlingen
- Ansættelseskontrakter
- Lejekontrakt
- GDPR
- APV
- Budgetopfølgning - omsætning + medlemstal
- Priser på undervisning
- Afregning til Frank
- Leje af heste
- Leje af lokaler
- Provisions løn
- Kørepenge
- Struktur i undervisningen
- Grundfors
Sportsudvalg
Sportsudvalget har det overordnede ansvar i forbindelse med stævneafvikling - f.eks. i forhold til bane- og cafeteriaudvalg.
Ansvars- og arbejdsområder:
- Planlægning og afholdelse af alle stævner
- Fastsættelse af terminer og stævner
- Herunder udarbejdelse af propositioner og programmer
- Information om stævne til cafeteria- og baneudvalg
- Sekretatiatsopgaver
- Oprette stævner på GO
- Oprette stævner på Equipe
- Finde dommere
- Finde sekretariatshjælpere
- Finde hjælper til dommertårn
- Ansvarlige for sekretariatet under stævneafvikling
- Byttepenge
- Rosetter
- Ærespræmier
- Kontorartikler
- Klargøring/rengøring af sekretaiat og dommertårn før og efter stævnet
- Breddeaktiviteter
- Sponsorstævner / højdespringning
Baneudvalg
Ansvars- og arbejdsområder:
Til stævner
- Finde banepersonale - også til opvarmning, i samarbejde med Sports- og Cafeteria-udvalget
- Parkering
- Finde hjælpere til parkering
- Sætte skilte op vedr. parkering
- Afmærkning til græsplænen (Have)
- Opbygning af bane
- Hente spring til banen
- Finde hjælpere til opbygning af banen
- Harvning af bane (indendørs)
- Banepynt
- Aftale med planteskole om lån og afhentning / aflevering
- Flag til start og mål
- Tjek at alle nummerskilte er der
- Tidstagningsudstyr i orden - bestilles, afhentes og afleveres (Distriksstævner)
- Flag op langs banen - udendørs
- Skilt op til F. L. Schmidts Vej + afhentning igen
- Nedtagning af banen
- Alle ting skal lægges på plads igen ....
- Banen skal harves (indendørs)
Springmaterial:
- Maling af spring
- Ansvarlig for maling, pensler m.m., samt oprydning efter maling
- Ansvarlig for rengøring af pensler
- Ansvarlig for køb af maling
- Maling skal opbevares i container under Rockwool-madras i vinterhalvåret
- Reparation af spring
- Nedpakning af springmateriale på udendørsbanen
Cafeterieudvalg
Cafeteriet skal være åbent 1 time før første start og 30 min efter sidste start.
Ansvars- og arbejdsområder:
- Driften af udendørscafeteriet
- Rentabelt salg
- Indkøb
- Bemanding af cafeteria under arrangementsafvikling - i samarbejde med Sports- og Baneudvalget
- Finde kagebagere
- evt. lave lasagne, frikadeller, pølsehorn m.m.
- Klargøring/rengøring af cafeteria før og efter stævnet
- Prislister
- Indkøb af engangsservice
- Holde orden i container
- Betjene sekretariat, dommertårn, banepersonale og opvarmning under stævnet
- Udarbejdelse af drejebog for cafeteriet
Vedligeholdelesudvalg
Vedligeholdelsesudvalget refererer direkte til Frank Kejlberg
Ansvars- og arbejdsområder:
- Hegn omkring springbanen
- Barrierer
- Bygninger ved udendørsbanen
- Græsslåning på udendørsbanen
- Diverse projekter
- Afvikling af arbejdsdage
Juniorudvalg
Juniorudvalget vil kunne blive tildelt opgaver fra forretningsudvalget.
Overskydende varer kan gemmes i containeren
Ansvars- og arbejdsområder:
- Afvikling af fastelavn, påske- og julearrangementer
- Juleafslutning afvikles i samarbejde med Frank & Morten
- Juleklip
- Videoaftener
- Spilleaftener
- Coca Cola party m.m.
- Elev-weekender
- Og meget andet
Aktivitetesudvalg
Aktivitetsudvalget vil kunne blive tildelt opgaver fra forretningsudvalget.
Overskydende varer kan gemmes i containeren
Ansvars- og arbejdsområder:
- Vinsmagning
- Skt. Hans
- Bowling
- Ridetur i skoven
- Jule- & Påskebanko
- Tur til travbanen m.m.
- Tur til Christmas Show, Herning (Hingstekåring) m.m.
- Og meget andet
Festudvalg
Festudvalget har ansvaret for særlige arrangementer samt den årlige høstfest/julefrokost (-fest)
Kursusudvalg
Aktivitetsudvalget kan understøtte aktivitets- & juniorudvalget
Ansvars- og arbejdsområder:
Undervisning i:
- Hestens Værns Mærker
- DRFs Ryttermærker
- Opsadling
- Sikkerhedskursus på SPS
Ærespræmieudvalg
Ærespræmieudvalget samarbejder med Støtteforeningen Kæphesten - bla. Sponsorudvalget
Sponsorater uden moms.
Ansvars- og arbejdsområder:
- Ærespræmier til stævner og bankogaver
- Jule Auktion
- Sponsorting til klubben (Ej skilte og ej fra firmaer)
- Noget for noget støtte - fx
- Silkeborgs Julekalender
- Bambusa Sokker
- Aura El
Støtteforeningen Kæphesten
Sponsorudvalg
Sponsorudvalget samarbejder med SPS - bla. Ærespræmie-, Vedligeholdelses- & Forretningsudvalg
Alle sponsorater hvor der er tillagt moms.
Ansvars- og arbejdsområder:
- Sponsorskilte fra virksomheder
- Øvrige sponsoraftaler fra virksomheder
